ELGON S.A. – CONDITIONS GENERALES DE VENTE | Version 2022

Les présentes Conditions Générales de Vente ont pour objet de définir les conditions applicables aux prestations de formation effectuées pour le compte d’un client (« Client ») par la société ELGON S.A. (« ELGON » ou la « Société »), société anonyme immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B141456 et dont le siège social se situe 18 rue de l’industrie à L-8399 Windhof.

A. Définitions

« Client » : désigne la partie contractante qui conclut un Contrat avec ELGON.
« Contrat » : désigne le contrat de prestation de formation conclu entre ELGON et le Client. Il est constitué (i) des présentes Conditions Générales de Vente et (ii) des Conditions Particulières de Vente de l’Offre et (iii) le bon de commande afférant. Ces documents constituent, avec leurs annexes le cas échéant, l’accord complet entre les parties. Ils remplacent tous accords, promesses, arrangements et négociations, verbaux ou écrits, intervenus entre les parties et relatifs à l’objet du Contrat. En cas de contradiction entre une disposition des Conditions Particulières de Vente et une disposition des Conditions Générales de Vente, la disposition des Conditions Particulières de Vente primera.
« Formation » : désigne toute formation issue du catalogue de formations proposé par ELGON.
« Participant » : désigne le participant à une Formation. Il s’agit soit du Client, soit d’un salarié du Client. Dans ce dernier cas, le Client se porte fort du respect des présentes par le Participant.
« Offre » : désigne une proposition commerciale et/ou un devis émis par ELGON pour la fourniture de Formations suite à une demande reçue de la part d’un client ou prospect.

B. Offre et commande

B.1  Pour chaque demande de formation formulée par un Client, ELGON s’engage à lui fournir une Offre. Sauf dérogation explicite, les Offres soumises par ELGON sont valables trente (30) jours à compter de leur date d’émission.

B.2  Pour valider une inscription à une formation, le Client est tenu de retourner à ELGON, par email ou par courrier, un bon de commande daté et signé formalisant son acceptation de l’Offre. Le bon de commande doit comporter au minimum les mentions suivantes :

  • Coordonnées du Client ;
  • Référence de l’Offre ;
  • Montant de la commande, le cas échéant.

B.3  Les Formations pour lesquelles le prix n’a pas pu être spécifié dans l’Offre sont vendues au tarif en vigueur à la date de commencement de la Formation.

B.4  Toute commande du Client lie ce dernier, qu’un acompte ait été payé ou non. Le fait de passer commande implique l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes Conditions Générales de Vente. Sauf dérogation formelle et expresse de la part d’ELGON, ces conditions prévalent sur tout autre document du Client, et notamment sur toutes conditions générales d’achat.

C. Prix et modalités de paiement

C.1  Les prix des Formations sont indiqués en euros hors taxes et sont à majorer de la TVA au taux en vigueur.

C.2  Sauf indication contraire renseignée dans l’Offre, le règlement du prix de la Formation est à effectuer à l’issue de la Formation.

C.3  Les factures sont dues et payables, net et sans escompte, par virement bancaire endéans les trente (30) jours de leur émission par ELGON.

C.4  Toute contestation relative à une facture doit être envoyée par courrier recommandé dans ce délai, en indiquant le numéro de la facture et les raisons précises et motivées de la contestation, à défaut de quoi la facture sera réputée exacte et acceptée. Le Client reste tenu de payer le montant incontesté de la facture litigieuse.
En cas de retard de paiement, ELGON sera habilité à appliquer automatiquement, de plein droit et sans mise en demeure préalable, trente (30) jours après réception de la facture par le Client, des intérêts de retard

C.5  En cas de retard de paiement, ELGON sera habilité à appliquer automatiquement, de plein droit et sans mise en demeure préalable, trente (30) jours après réception de la facture par le Client, des intérêts de retard conformément aux dispositions de la loi du 18 avril 2004 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard, et ce jusqu’à réception effective du complet paiement. Les éventuels frais de recouvrement seront également mis à charge du Client, en ce compris des frais administratifs de quinze euros (15 EUR) pour chaque lettre de rappel.

C.6  Toute situation de cessation de paiement, cessation d’activité, de faillite ou situation similaire affectant le Client, ou tout autre fait pouvant impliquer l’insolvabilité du Client, entraînent, de plein droit et sans mise en demeure, l’exigibilité immédiate des montants redus à ELGON.

C.7  La compensation par le Client entre les sommes dues à ELGON et les sommes éventuellement revendiquées par le Client n’est pas admise, sauf accord préalable écrit d’ELGON ou encore si lesdites sommes ont été mises à charge d’ELGON par un jugement devenu définitif et irrévocable.

D. Devoir de conseil limité

D.1  Le Client est seul responsable de la détermination de ses besoins et de l’adéquation du choix de la Formation commandée auprès d’ELGON. Il reconnaît qu’il a eu la possibilité d’obtenir de la part d’ELGON les informations et conseils éventuellement nécessaires avant de commander une Formation.

D.2  En cas d’erreur manifeste de la part du Client entre les caractéristiques de la Formation et/ou les conditions de la vente, ELGON ne saurait voir sa responsabilité engagée.

E. Participations, programme, certifications et attestations

E.1  Pour chaque Formation dispensée par ELGON, un nombre minimum et maximum de Participants est admis ; les inscriptions pour une session donnée, cessent d’être retenues lorsque le nombre maximum est atteint.

E.2  ELGON se réserve le droit :

  • d’exclure tout Participant si le Client n’a pas transmis son bon de commande à ELGON avant le début de la formation ;
  • d’exclure tout Participant dont le comportement gênerait le bon déroulement de la formation ;
  • de refuser toute inscription pour un motif légitime et non discriminatoire, notamment s’il existe un litige avec le Client relatif à une commande antérieure.

E.3  Les contenus des programmes, tels qu’ils figurent sur les fiches de présentation des Formations sont fournis à titre indicatif. L’intervenant et/ou le responsable pédagogique se réservent le droit de les modifier en fonction de l’actualité, du niveau des participants ou de la dynamique du groupe.

E.4  Les modalités et délais de certification sont donnés à titre indicatif. ELGON ne pourra être tenue responsable de modifications d’échéances ou de versions imposées par les éditeurs dont dépendent les certifications.

E.5  Sur demande du client, une attestation de présence ou de fin de formation peut lui être fournie.

F. Modification annulation et report

Le Client reconnait et accepte que pour être prise en compte, toute demande de modification, de report ou d’annulation, doit être notifiée par écrit (e-mail ou LRAR) à ELGON dans les plus brefs délais.

F.1 Substitution de Participant 
La substitution d’un Participant à une Formation est admise à tout moment, sans frais, sur communication écrite des noms et coordonnées du remplaçant, sauf en cas de réservation et/ou paiement par voucher en raison du caractère nominatif de ceux-ci. En ce cas, et si la Formation ne peut être reportée, le Client est susceptible de perdre le bénéfice du voucher.

F.2 Report ou annulation à l’initiative du Client 
F.2.1  Le Client peut demander à reporter sans frais une Formation sous réserve qu’il en informe ELGON au minimum quinze (15) jours ouvrables avant le début du cours. Les demandes de report ne respectant pas ce délai seront susceptibles de faire l’objet d’une facturation correspondant au montant des frais non remboursables et/ou pénalités redus par ELGON aux éventuels tierces parties intervenant dans la dispense de la Formation.

F.2.2  Sauf accord préalable exprès d’ELGON, aucune demande de report ne pourra être formulée par le Client pour des Formations à date fixe souscrites dans le cadre d’offres promotionnelles.

F.2.3  En cas de multiples demandes du Client de report de livraison des Produits ou des Services, sans cause objective justificative, ELGON pourra considérer que la commande du Client est annulée et les pénalités prévues ci-après, relatives à l’annulation de la commande par le Client, trouveront à s’appliquer.

F.2.4  Une annulation intervenant plus de quinze (15) jours ouvrables avant le début du cours ne donne lieu à aucune facturation. Une annulation intervenant entre quinze (15) et dix (10) jours ouvrables avant le début du cours donne lieu à la facturation d’une indemnité forfaitaire égale à trente pourcent (30%) du montant du cours. Une annulation intervenant entre neuf (9) et quatre (4) jours ouvrables avant le début du cours donne lieu à la facturation d’une indemnité forfaitaire égale à cinquante pourcent (50%) du montant du cours. Une annulation intervenant trois (3) jours ouvrables ou moins avant le début du cours donne lieu à la facturation d’une indemnité forfaitaire égale au montant intégral du cours.

F.3 Report ou annulation à l’initiative d’ELGON  
F.3.1  ELGON se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler une Formation en cas, sans que la liste ne soit exhaustive, de nombre d’inscrits insuffisant (que ce soit pour des raisons pédagogiques ou commerciales), d’indisponibilité du formateur intervenant, de problème d’approvisionnement de supports de cours ou de problème technique, conformément aux dispositions suivantes.

F.3.2  En cas d’absence du formateur intervenant, ELGON s’engage à faire ses meilleurs efforts afin d’assurer dans les délais, la continuité de la Formation en faisant appel à un remplaçant aux compétences techniques et qualifications équivalentes.

F.3.3  Dans le cas où ELGON ne parvient pas à assurer la poursuite de la Formation, il s’engage à faire ses meilleurs efforts afin de reporter ladite Formation dans les meilleurs délais.

F.3.4  En cas d’annulation de la Formation, ELGON s’engage, au choix du Client, à (i) émettre un avoir au Client valable sur tout type de Formation de son catalogue de formation, ou (ii) à procéder au remboursement intégral de la somme versée par le Client, à l’exclusion de tout autre coût.

F.3.5  ELGON peut également suspendre ou annuler une commande si le Client est en retard ou en défaut de paiement de l’acompte stipulé (le cas échéant) ou, plus généralement, de toute autre somme due à ELGON, même au titre d’une autre commande.

G. Confidentialité

G.1  Pendant toute la durée de ses services, ELGON mettra en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la confidentialité des informations confidentielles du Client, que celles-ci soient marquées du sceau « confidentiel » ou qu’elles soient manifestement confidentielles en raison de leur nature. Les informations rendues publiques ou reçues de tiers sans obligations de confidentialité, ne seront pas considérées confidentielles.

G.2  ELGON pourra communiquer les informations confidentielles du Client si cela est exigé par la loi, la réglementation applicable ou une injonction d’une autorité compétente. Dans la mesure du possible, ELGON en informera le Client.

G.3  Si le Client est un Professionnel du Secteur Financier (PSF) placé sous la surveillance de la CSSF, ELGON reconnait que les informations reçues du Client dans l’exécution des Services peuvent être confidentielles et, en particulier, peuvent être couvertes par le secret professionnel visé par l’article 458 du Code Pénal.

G.4  Le Client garantira la confidentialité des informations confidentielles d’ELGON qui lui sont communiquées, y compris le contenu des différentes commandes, les prix et informations commerciales d’ELGON, les informations techniques relatives aux services fournis, etc.

H. Propriété intellectuelle et droit d’auteur

H.1  ELGON peut être amenée à fournir au Participant de la Formation une documentation sur support papier et/ou numérique, retraçant l’essentiel de la Formation suivie. Les supports de formation, quelle qu’en soit la forme (papier, numérique, électronique…), sont protégés par la propriété intellectuelle et le droit d’auteur.

H.2  Cette documentation ne peut, de quelque manière que ce soit, faire l’objet, même partiellement, de reproduction, représentation, prêt, échange ou cession, d’extraction totale ou partielle de données et/ou de transfert sur un autre support, de modification, adaptation, arrangement ou transformation sans l’accord préalable et exprès d’ELGON.

H.3  Seul un droit d’utilisation personnel, à l’exclusion de tout transfert de droit de propriété de quelque sorte que ce soit, est consenti au Participant. A cet égard, le Participant de la Formation et plus largement le Client s’interdisent d’exploiter notamment à des fins commerciales, directement et/ou indirectement, la documentation mise à disposition.

I. Renseignements – réclamation

I.1  ELGON a la volonté de vous fournir le meilleur service.

I.2  Toute précision relative aux présentes conditions générales de vente ou toute demande d’information complémentaire relative à une Formation peut être formulée auprès du gestionnaire commercial du Client, lequel s’efforcera de répondre à toute question dans les meilleurs délais.

I.3  Tout Client qui souhaite déposer une réclamation auprès d’ELGON est invité à se rapprocher de sa personne de contact au sein d’ELGON, laquelle aura la charge de vous informer de la procédure à suivre et, le cas échéant, d’enregistrer les premiers éléments de réclamation.

I.4  Si la réponse d’ELGON à la réclamation du Client ne répond pas à ses attentes, le Client dispose d’un droit de recours direct auprès de la CSSF. Plus d’informations à ce sujet sont disponibles ici.

J. Responsabilité

J.1  ELGON s’engage à réaliser les prestations de formation avec tout le soin et la compétence dont elle dispose et dans le cadre d’une obligation de moyens.

J.2  La responsabilité d’ELGON ne pourra être engagée qu’en cas de faute ou de négligence grave de sa part et est limitée aux préjudices directs subis par le Client, à l’exclusion de tout préjudice indirect, de quelque nature que ce soit, tel que notamment toute perte de chance, de clientèle, de résultat, d’exploitation, préjudice commercial ou perte de données et/ou fichiers.

J.3  En tout état de cause, et sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité d’ELGON, dans l’hypothèse où elle serait mise en jeu au titre des prestations de formation, est expressément limitée au montant total du prix effectivement acquitté par le Client au titre de la Formation concernée.

K. Protection des données à caractère personnel

K.1  En tant que Responsable du traitement
K.1.1 Les données à caractère personnel collectées par ELGON en sa qualité de Responsable du traitement, comprennent notamment, le nom, le prénom et les données de contact de la personne physique en charge chez le Client de superviser l’établissement de la relation contractuelle avec ELGON pour la prestation de Formations.

K.1.2 Les données à caractère personnel sont (i) traitées conformément aux finalités prévues et (ii) conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités telles que définies au sein de la Politique de Confidentialité d’ELGON. Les données sont traitées pour permettre l’identification du Client, l’exécution et une gestion efficiente de mesures précontractuelles et contractuelles (et notamment pour les besoins de facturation, support, amélioration du service, etc.), pour assurer le respect d’obligations légales, pour donner suite à des décisions administratives ou judiciaires, ou aux fins de la prévention, recherche et poursuite d’infractions.

K.1.3 Toute personne physique concernée dispose à tout moment d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données à caractère personnel conformément à la législation applicable. Elle dispose en outre du droit de demander que certaines des données à caractère personnel la concernant et qu’elle a fourni, soient transmises à un autre Responsable du traitement lors de la résiliation du Contrat, sous réserve de faisabilité technique. Ces droits peuvent être exercés conformément aux modalités prévues dans la Politique de Confidentialité.

K.1.4 Pour une information complète sur le traitement de ces données, il convient de se reporter à la Politique de Confidentialité.

K.2  En tant que Sous-Traitant
K.2.1 Si le Client transmet et/ou intègre des données à caractère personnel nécessaires à la fourniture de la prestation de formation objet d’une commande, le Client aura la qualité de Responsable de traitement et ELGON la qualité de Sous-Traitant.

K.2.2 Le Client garantit de respecter à tout moment le règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi que toute loi et règlementation nationale applicable en sa qualité de Responsable de Traitement. Le Client garantit que le traitement de Données à caractère personnel dans le cadre de ces Services est licite et respecte les conditions légales.

K.2.3 Les données personnelles pouvant faire l’objet d’un traitement par ELGON en qualité de Sous-Traitant le sont dans le cadre strict de l’exécution et du suivi de la demande du Client. Elles sont nécessaires à l’exécution de ce service. Les données collectées sont : le nom, le prénom, la fonction occupée au sein du Client, les coordonnées de contact professionnelles et la nature de la formation suivie par les Participants.

K.2.4 En sa qualité de Sous-Traitant, ELGON s’engage notamment à :

  • ne traiter des données à caractère personnel que sur et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit applicable; dans ce cas, ELGON informe le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
  • veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et formées pour ce faire.
  • prendre toutes les mesures raisonnables afin d’assurer le traitement et la sécurité des données à caractère personnel conformément à l’article 32 du RGPD ainsi qu’à toute loi et règlementation nationale applicable.
  • en tenant compte de la nature du traitement, aider le Client, dans la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD.
  • aider de manière raisonnable le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition d’ELGON.
  • mettre à la disposition du Client toutes les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article.
  • détruire toutes les données au terme de leur durée de rétention.
  • informer immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.
  • demander l’autorisation préalable écrite de la part du Client s’il veut faire appel à d’autres Sous-Traitants.

K.3  Dispositions communes
K.3.1 L’accès aux données personnelles est strictement limité aux employés et préposés d’ELGON habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers pour l’exécution de tâches sous-traitées nécessaires à l’exécution de la prestation.

K.3.2 Les données collectées sont conservées aussi longtemps que (i) nécessaire dans le cadre des finalités précisées au présent article K. ou (ii) permis et/ou requis par la législation.

K.3.3 En cas d’inexactitude ou de suppression de Données à caractère personnel communiquées à ELGON, la bonne exécution du Contrat ne peut pas être garantie.

L. Sous-traitant(s)

L.1  ELGON est autorisée à sous-traiter tout ou partie de l’exécution des prestations à un tiers ou plus, mais restera vis-à-vis du Client seule responsable pour ses obligations découlant du présent Contrat.

L.2  En cas de recours à un/des Sous-Traitant(s) (au sens du RGPD), ELGON s’engage à répercuter sur eux les droits et obligations résultants du Contrat.

M. Force majeure

ELGON ne pourra être tenue responsable à l’égard de ses Clients en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement fortuit ou de force majeure. Sont ici considérés comme cas fortuit ou de force majeure, outre ceux habituellement reconnus par la jurisprudence : la maladie ou l’accident d’un intervenant ou d’un responsable pédagogique, les grèves ou conflits sociaux externes à ELGON, les calamités naturelles (désastres naturels, incendies, inondations, etc.), l’interruption des télécommunications, de l’approvisionnement en énergie, ou des transports de tout type, les pandémies, les épidémies ou toute autre circonstance échappant au contrôle raisonnable d’ELGON.

N. Non-sollicitation

N.1. Le Client s’engage, sauf accord préalable d’ELGON, à ne pas solliciter et/ou recruter, directement ou indirectement, le formateur réalisant la prestation ou toute autre personne d’ELGON avec qui il aurait été en contact à l’occasion de sa Formation.

N.2. Cet engagement est valable pendant les douze (12) mois qui suivent la fin de la Formation. Il s’applique au personnel salarié d’ELGON ainsi qu’aux formateurs vacataires, auto-entrepreneurs, indépendants, contractuels.

N.3. En cas d’infraction à cette clause, le Client sera redevable, sans autres formalités, (i) d’une indemnité forfaitaire équivalente à six (6) mois du coût salarial global (salaire plus toutes les charges afférentes à la personne) de ladite personne au moment de son départ lorsqu’il s’agit d’un salarié d’Elgon ou (ii) d’une indemnité correspondant à six (6) fois le montant de la Formation suivie lorsqu’il s’agit de formateurs vacataires, auto-entrepreneurs, indépendants, contractuels.

O. Marques et références

ELGON est autorisée à utiliser la dénomination sociale, le nom commercial et/ou les marques et logos du Client, et le cas échéant du groupe dont il fait partie, comme référence commerciale sur tout support ou à toute occasion dans un but marketing et/ou publicitaire sans autorisation préalable du Client.

P. Droit applicable et juridictions compétentes

P.1. Le Contrat est régi par le droit luxembourgeois.

P.2. Si une des clauses devait être nulle au regard d’un principe de droit, d’une loi ou d’un règlement en vigueur, elle serait réputée non écrite mais n’entraînerait pas la nullité des autres clauses du Contrat.

P.3. En cas de litige, les parties chercheront en priorité une solution à l’amiable. Pour certains services fournis par ELGON et dans certaines conditions, un recours est possible auprès de la CSSF en vue de la résolution extra-judiciaire de la réclamation. Ce recours est gratuit. ELGON communiquera les modalités d’exercice de ce recours sur demande du Client. Plus d’informations sont disponibles ici

P.4. Après une tentative de recherche d’une solution amiable restée infructueuse, compétence exclusive est attribuée au Tribunal de Commerce de Luxembourg-Ville, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou sur requête.